Exchange Workforce - Privacyverklaring

Privacyverklaring


EXCHANGE WORKFORCE BV wil zorgvuldig omgaan met de verwerking van persoonsgegevens en hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Hieronder informeren wij u graag hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wie zijn wij

EXCHANGE WORKFORCE BV (EXCHANGE) is de verantwoordelijke - met ingang van 25 mei 2018 – van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd: AVG). Onderaan deze privacyverklaring treft u onze contactgegevens aan. EXCHANGE WORKFORCE BV is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81267908 en verantwoordelijk voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens als ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.

Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

EXCHANGE verzamelt en verwerkt om een aantal redenen uw persoonsgegevens. In het algemeen verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening als uitzendbureau, waaronder bemiddeling, werving & selectie, uitzending, persoonlijke ontwikkeling, inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Meer specifiek vragen wij u om uw persoonsgegevens met ons te delen voor onder andere de volgende doeleinden:

Om aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten om deze beter te kunnen afstemmen op persoonlijke wensen en/of kwaliteiten;

Om op een correcte wijze en duidelijk te kunnen communiceren;

Om beschikbaarheid en geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te kunnen bepalen;

Om u in contact te brengen of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;

Om u te benaderen voor nieuwsbrieven, evenementen en opleidingsmogelijkheden die mogelijk voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor hebt aangemeld;

Om de afhandeling van uw feedback of klachten te kunnen verwerken;

Om onze dienstverlening te kunnen verbeteren;

Om een werkgevers-/werknemersrelatie aan te kunnen gaan en er zorg voor te dragen deze te kunnen onderhouden door een correcte financiële, personeels-, uren-, verzuim en/of salarisadministratie te voeren;

Om een opdracht bij een opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;

Om u optimaal te kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken en vinden van werk;

Om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan de opdracht vanuit de overheid om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;

De benodigde acties en administratie uit te voeren in gevallen waarin wij eigenrisicodrager zijn;

Voor managementdoeleinden waaronder: genereren van managementinformatie en –rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, het verzorgen van controles en audits, accountantscontrole(s) en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit en de bedrijfsveiligheid;

Vanwege kwaliteitsdoeleinden zoals certificeringen;

Om aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel etc. en geldende wetgeving na te kunnen komen, waaronder de identificatie of het afdragen van belastingen en loonheffingen.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens? EXCHANGE verzamelt persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer:

U onze website bezoekt;

U zich inschrijft voor een vacature-alert of op een vacature via onze website;

U zich inschrijft bij ons op kantoor;

Wij met elkaar een arbeidsovereenkomst aangaan;

Er per e-mail, telefoon of schriftelijk contact wordt opgenomen met één van onze medewerkers;

We deelnemen aan social media activiteiten;

U zich op enige andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om u een dienst te verlenen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u? Wanneer u zich bij ons inschrijft, verzamelen we de volgende gegevens:

NAW-gegevens, persoonlijke e-mailadres en andere contactgegevens;

Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;

Uw werkervaring, genoten opleidingen en trainingen;

Eventuele verstrekte referenties of getuigschriften;

Gegevens over beschikbaarheid en verlof;

Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld een rijbewijs of heftruckcertificaat;

Pasfoto (uitsluitend op vrijwillige basis).

> Het ID-bewijs mag bij inschrijving worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of u mag werken in Nederland.

LET OP: wanneer u niet binnen vier weken na registratie voor EXCHANGE aan de slag gaat dan wordt uw ID-bewijs verwijderd.

Vanaf het moment dat u voor ons kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt:

Nationaliteit;

BSN;

Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG);

Kopie ID-bewijs;

Tewerkstellingsvergunning;

Overige gegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van salaris-, personeels- en verzuimregistratie;

Op het moment dat u wordt ingeleend aan één van onze opdrachtgevers:

Gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van de disculpatieregeling (= inlenersaansprakelijkheid) zoals: NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, -nummer en geldigheidsduur. Indien aanwezig en/of van toepassing: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning.

Op welke wettelijke gronden mogen wij uw persoonsgegevens verwerken? EXCHANGE verwerkt uw persoonsgegevens omdat:

Wij de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met u zijn overeengekomen goed uit moeten kunnen voeren;

Om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen;

In beperkte gevallen op grond van de door u gegeven toestemming, daar waar dit mogelijk is. De gegeven toestemming kan te allen tijde door u ingetrokken worden;

Op grond van een gerechtvaardigd belang dat in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen voor zover de wet en uw privacy dit toelaten.

Welke bijzonder persoonsgegevens verwerken we van u?

EXCHANGE verwerkt uw bijzondere persoonsgegevens wanneer u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven, om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag. Het kan voorkomen dat persoonlijke gegevens die door u zijn verstrekt op uw curriculum vitae worden verwerkt door EXCHANGE. Hierbij kunt u denken aan gegevens over uw afkomst, lidmaatschap vakvereniging of over een eventueel strafrechtelijk verleden.

Welke persoonsgegevens van zakelijke relaties verwerken we?

Welke persoonsgegevens van zakelijke relaties verwerken we?Wij verwerken ook persoonsgegevens van zakelijke relaties. Dit betreft doorgaans de contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en andere instanties waar EXCHANGE een zakelijke relatie mee onderhoudt. Doorgaans betreft dit de namen, contactgegevens en functies van contactpersonen, gegevens van de organisatie waarvoor u werkt of welke u vertegenwoordigt, met als doel het doen van aanbiedingen over de dienstverlening en overige activiteiten, de zakelijke relatie te onderhouden en/of het aangaan van een zakelijke overeenkomst.

EXCHANGE verwerkt persoonsgegevens van zakelijke relaties omdat:

We de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met u zijn overeengekomen goed uit moeten kunnen voeren;

Om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen;

In beperkte gevallen op grond van de door u gegeven toestemming, daar waar dit mogelijk is. De gegeven toestemming kan te allen tijde door u ingetrokken worden;

Op grond van een gerechtvaardigd belang dat in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen voor zover de wet en uw privacy dit toelaten.

Met wie kunnen wij je persoonsgegevens delen? Persoonsgegevens van kandidaten en uitzendmedewerkers.

Persoonsgegevens van kandidaten en uitzendmedewerkers.EXCHANGE kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers (gegevensbewerkers) die namens EXCHANGE diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties, pensioenfondsen en zakelijke relaties, en in alle overige gevallen waarin EXCHANGE hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of  rechterlijk vonnis. Tevens kan EXCHANGE uw persoonsgegevens doorgeven aan individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld uw referentie hebben of geschiktheid of die wij op uw verzoek gegevens verstrekken zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus. Of aan derden aan wie wij gegevens – met uw uitdrukkelijke toestemming – verstrekken of op uw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit. De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals vermeld in ‘Waarom verzamelt EXCHANGE uw persoonsgegevens? Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. EXCHANGE heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dan alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties

EXCHANGE kan van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan sollicitanten, kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (gegevensbewerkers) die namens EXCHANGE diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin EXCHANGE hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. EXCHANGE heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dan alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. De bewaartermijnen die EXCHANGE hanteert, zijn in overeenstemming met de wettelijke toepasselijke bewaartermijnen.

Uw rechten.

We verwachten van u dat wanneer er zich iets in uw persoonsgegevens wijzigt, u ons daar van de op de hoogte stelt. Wijzigingen kunt u doorgeven via uw contactpersoon bij EXCHANGE.

U hebt het recht om een verzoek in te dienen voor:

Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;

Rectificatie van uw persoonsgegevens;

Verwijdering van uw persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden zoals een wettelijke verplichting hebben, om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;

Beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;

Overdracht van uw gegevens.

In het geval van uw verzoek, ter bescherming van uw persoonsgegevens, zullen wij uw identiteit moeten kunnen vaststellen. Op uw verzoek zullen wij binnen 4 weken reageren.

Beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens

EXCHANGE doet er alles aan om uw persoonsgegevens die u hebt verstrekt optimaal te beschermen. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is EXCHANGE met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen. Wij wijzen u er op dat u zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van uw computerapparatuur, tablet en/of telefoon alsmede van uw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

Wat te doen bij (het vermoeden van) een datalek?

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld, vermoed je verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten. Wij verzoeken dit te melden bij je contactpersoon bij abflexkracht of via de onderaan genoemde contactgegevens.

Contact

Indien u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door EXCHANGE heeft kunt u per post of per e-mail contact met ons opnemen:

EXCHANGE WORKFORCE BV
Peellandhof 79
4876 WG ETTEN-LEUR
E-mail : info@exchangeworkforce.eu KvK: 81267908
BTW: NL862030080B01

Wijzigingen

EXCHANGE kan om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacyverklaring. Nieuwe versies worden op onze website gepubliceerd. Deze versie is opgesteld in februari 2021.

Wat kunnen we voor elkaar betekenen?

Ons aanbod is transparant, onze werkwijze glashelder en onze voorwaarden aantrekkelijk.